Encuentra las funciones de una secretaria de dirección

Hay un hecho que es irrefutable para cada una de las empresas en este mundo, y es que sin las colaboraciones que pueden partir de una secretaria de dirección, su rendimiento no sería el mismo. Las funciones de una secretaria de dirección son tan importantes que esta premisa es tan cierta como que existen millones de secretarias en todo el mundo trabajando justo en este momento.

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Las secretarias de dirección están presentes en una infinidad de áreas, siendo un lugar en la escala administrativa que no puede ser dejada de lado para que una empresa pueda llegar a funcionar de una forma correcta y sin contratiempos. En la actualidad, el oficio del secretario ha ido evolucionando y adaptándose muy bien a diversos ámbitos y áreas profesionales. Veamos en qué consiste su trabajo y qué funciones tiene que cumplir. ¡Sigue leyendo!

¿En qué consiste la profesión del secretario?

El secretario es la persona que se desempeña como asistente administrativo dentro de una entidad pública o privada, con el objetivo de llevar a cabo dentro de una oficina todas aquellas tareas que se requieran para el correcto funcionamiento de la institución. De esta manera, el profesional debe estar formado y capacitado para manejar información confidencial y trabajar de la mano con ejecutivos de mayor jerarquía, bien sea en gerencia, direcciones, consejo o presidencias.

Gracias al trabajo de estas personas que las oficinas y empresas logran funcionar de manera ordenada y sin contratiempos en la mayoría de los lugares del mundo. ¿Por qué? Porque son las encargadas de canalizar todas actividades que se realicen dentro de estas, desde aquellas que van desde la dotación de insumos, el pago de sueldos, la actualización de registros financieros, hasta la atención al público, la cual es una de las tareas más reconocidas por las personas. 

Entre las funciones de una secretaria de dirección se encuentra ser la mano derecha del director de la compañía o del cargo de dirección en el que se encuentre ubicado su superior. Pero, ¿por qué es su mano derecha? Consiste en un trabajo multitareas donde se establece una conexión entre el jefe y secretaria. Dicha conexión se trata de llevar a cabo todo el trabajo de atención al cliente previo al contacto con el superior, así como el manejo y organización de su agenda, fijar las citas, los viajes, los eventos a los que debe asistir… En otras palabras, es el trabajo de oficina. A ese trabajo de secretaria de dirección o secretaria administrativa, le sumamos también la conexión que es establecida por la confidencialidad que es manejada entre las funciones de secretaria y el cargo jerárquico para el que lleve a cabo sus labores.

Tipos de secretarias

Otros nombres de profesionales que encontramos referidos al secretario/a son: asistente ejecutivo, administrativo contable, auxiliar contable o asistente contable. De acuerdo al área, existen diferentes secretarias como por ejemplo: 

• Una secretaria general, de dirección o alta dirección: diversas organizaciones cuentan con un secretariado de dirección donde ejerce como el máximo cargo administrativo en la compañía.
• Una secretaria ejecutiva, sus funciones son más especializadas y específicas, respondiendo directamente a un jefe directivo o una dirección general.
• Una secretaria de gerencia: para aquellas compañías que son más pequeñas también requieren de las funciones del secretario para poder desarrollarse correctamente.
• Una secretaria de gobierno: El Estado tampoco se escapa de las labores de la secretaria, y es que las funciones del secretario de gobierno se relacionan con el cumplimiento de deberes que implican decisiones políticas de los estados y países. 
• Una secretaria administrativa, Una profesión abocada a realizar actividades de oficina que comentaremos a continuación.

Funciones del secretario

En este punto vamos a desglosar las funciones de una secretaria de dirección para una mayor comprensión de por qué estas personas han de ser tan imprescindibles para sus jefes y por qué jamás podrían aburrirse en su trabajo.

• Atención al público: No existe una secretaria que no deba atender al público y fungir como filtro para poder pasar a las personas con su jefe. Esta es una labor indispensable y solo es llevada a cabo por el don de gentes que caracteriza a estas personas, es decir, la capacidad de relacionarse y comunicarse correctamente y de manera eficiente.
• Organización de agenda: Es acá donde entre las funciones de secretaria, esta ordenará las citas de su feje, los eventos especiales, las citas personales; todos los compromisos a los que deba estar atento su superior para trabajar con eficiencia.
• Organización de la correspondencia: Todos los documentos que van dirigidos a su jefe pasan primero por sus manos, además de ser organizados por esta persona de forma física o digital (correo electrónico). Dentro de estas funciones de una secretaria de dirección, esta cumple con redactar, revisar, organizar y archivar documentos tales como recibos, reportes, oficios, hojas de cálculos u otro tipo de documentación administrativa de manera digital o física, manteniendo un respaldo de la información.

• Manejo de la información: Toda información de relevancia para el jefe de la secretaria de dirección deberá pasar por ella por su utilidad o eficiencia para su trabajo, conociendo las pautas de discreción y pericia con la que debe ser manejado cada dato sensible o no. En las funciones de una secretaria de dirección, se tiene acceso a data reservada muy importante dentro y fuera de la empresa donde trabaja, cumpliendo una función de garante de seguridad al manejar constantemente información relevante.
• Orden de la oficina: Nadie mejor que el asistente de dirección para poder saber en dónde irá ubicando cada objeto y documento de la oficina, la cantidad de insumos de la que esta goza y cada uno de los elementos que deben ser solicitados cuando hacen falta. El orden es el origen de toda la eficiencia de una secretaria, además de la organización y gestión que desempeña como más importante funciones de una secretaria de dirección.
• Comunicación con los demás departamentos: Todo lo que se necesite de ellos será solicitado por el puesto de una secretaria de dirección, además de recibir las notificaciones y restar el apoyo que sea necesario por ellos.
• Vigilancia administrativa: Cada acción requiere de un procedimiento, y es la secretaria quien deberá prestar su apoyo para la vigilancia de los lapsos, los requisitos y demás requerimientos de cualquier proceso sean cumplidos.

Perfil del secretario

Es importante tener en cuenta la manera en que estos profesionales son percibidos por otras personas, por lo cual deben poseer cualidades y características que le permitan desenvolverse y adaptarse en el trabajo. Así podrán proyectar una actitud positiva y entusiasta, además siendo educados y protocolares, demostrando sus habilidades de servicio. Cada contratante para el puesto de secretariado evalúa las cualidades de su personal de acuerdo a las funciones del secretario y la formación profesional que posee para desempeñar lo aprendido en cualquier curso de secretaria. De este modo, se suelen escoger candidatos con el siguiente perfil: 

• Gran capacidad de comunicación efectiva y posibilidad de trabajar en equipo.
• Se desea que sepa trabajar bajo presión sin ningún inconveniente.
• Debe poseer conocimientos amplios de contabilidad y manejo de números, pues sus funciones están en gran parte enmarcadas en sacar cuentas y llevar los registros de la empresa o de un departamento específico.
• Poseer conocimientos de programas ofimáticos como Word, Excel, Power Point para manejar archivos en sus formatos correspondientes, doc, ppt, xlsb.
• Disponer del conocimiento de manejo de equipos de oficina, desde calculadoras, fotocopiadoras, ordenadores personales, entre otros.
• Especializaciones en algún área como consultorios médicos o firmas de abogados debido al uso de términos característicos en estos espacios.